Hysbysiad Preifatrwydd Dysgu a Datblygu

Mae ymdrin â gwybodaeth bersonol gan Gyngor Sir Ceredigion yn bwysig iawn er mwyn darparu ein gwasanaethau a chynnal hyder y cyhoedd.

Data personol yw unrhyw ddata sy’n ymwneud â pheron y gellir ei adnabod yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol o’r wybodaeth. Mae’r termau ‘ gwybodaeth’ a ‘data personol’  yn cael eu defnyddio trwy gydol yr hysbysiad preifatrwydd hwn ac mae ganddynt yr un ystyr.

Felly, mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn wedi’i lunio i egluro mor glir â phosibl beth rydym yn ei wneud gyda’ch data personol.

Y dibenion yr ydym yn defnyddio eich data personol ar eu cyfer

Mae tîm Dysgu a Datblygu Cyngor Sir Ceredigion yn gyfrifol am ddarparu, cyflwyno, cofnodi ac adrodd am hyfforddiant, ynghyd â cheisiadau panel cymwysterau a gweinyddu.  Er mwyn cyflawni’r swyddogaethau hyn, ac i sicrhau eich bod yn gymwys i gael hyfforddiant a/neu gais am gymwysterau, rhaid i ni gasglu, a phrosesu data personol fel y nodir yn yr hysbysiad isod.

Bydd eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio i:

• Ofyn a gweinyddu eich lle ar gyrsiau hyfforddi – rhithwir ac wyneb yn wyneb
• Creu cyfrif defnyddiwr ar ein System Rheoli Dysgu (LMS)
• Cynnig cymorth i ddysgwyr, meysydd gwasanaeth, cyflenwyr gwasanaethau allanol, mudiadau gwirfoddol ac ati.
• Cynnal cofnodion hyfforddiant
• Gweinyddu a chyflwyno ceisiadau am gymhwyster
• Gweinyddu a phrosesu lleoliadau gwaith myfyrwyr
• Rheoli ansawdd data

Y sail gyfreithiol dros brosesu eich gwybodaeth yw

Mae Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol y DU (UK GDPR) yn ei gwneud yn ofynnol i amodau penodol gael eu bodloni i sicrhau bod prosesu eich data personol yn gyfreithlon. Mae’r amodau perthnasol hyn isod:

• Erthygl 6 (1)(a) Caniatâd: rydych wedi rhoi caniatâd clir i ni brosesu eich data personol at ddiben penodol. Er enghraifft, lle rydym yn gofyn am ddefnyddio ffotograff ohonoch i hyrwyddo ein cyrsiau. Pan fyddwch yn rhoi eich caniatâd, mae gennych yr hawl i’w ddileu ar unrhyw adeg.
• Erthygl 6 (1)(c) Rhwymedigaeth Gyfreithiol: mae’r prosesu’n angenrheidiol er mwyn i ni gydymffurfio â’r gyfraith (heb gynnwys rhwymedigaethau cytundebol). Er enghraifft, pan fydd gofyn i ni rannu gwybodaeth â darparwyr hyfforddiant allanol neu fyrddau cymwysterau; neu mae’n ofynnol i ni rannu gwybodaeth gydag awdurdodau rheoleiddio
• Erthygl 6 (1)(e) Tasg Gyhoeddus: mae’r prosesu’n angenrheidiol er mwyn i ni gyflawni tasg er budd y cyhoedd neu ar gyfer ein swyddogaethau swyddogol, ac mae gan y dasg neu’r swyddogaeth sail glir yn y gyfraith. Er enghraifft, pan ofynnir i ni brosesu eich data yn unol â’n rhwymedigaethau cyfreithiol i gydymffurfio â Deddf Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith (1974).  Gall enghreifftiau eraill gynnwys prosesu data personol i greu cyfrifon defnyddwyr ar gyfer staff sefydliadau allanol sy’n derbyn ffurflen hyfforddiant a delir amdani drwy gyllid grant.

Mae rhai mathau o ddata personol yn fwy sensitif nag eraill ac mae angen mwy o ddiogelwch. Mae hyn yn cael ei ystyried yn ‘ddata categori arbennig’ a gallai gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol neu aelodaeth undebau llafur a phrosesu data genetig neu fiometrig, iechyd a bywyd rhyw a chyfeiriadedd rhywiol.

Rydym yn prosesu’r math hwn o ddata categori arbennig gan ei fod yn angenrheidiol am resymau:

• Erthygl 9 (2)(g) – Budd Cyhoeddus Sylweddol: mae’r prosesu’n angenrheidiol er mwyn i ni gydymffurfio â’r gyfraith (heb gynnwys rhwymedigaethau cytundebol). Er enghraifft: Lle gallwn gasglu a phrosesu eich data personol i gydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol o dan Ddeddf Cydraddoldeb (2010) neu Ddeddf Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith (1974).

Pa fath o wybodaeth rydym yn ei defnyddio?

Efallai y byddwn yn casglu’r mathau canlynol o ddata personol amdanoch chi i ddarparu ein gwasanaethau, yn dibynnu ar eich amgylchiadau:

Enw
Cyfeiriad
Dyddiad geni
Rhyw
Rhif/rhifau ffôn cyswllt
Cyfeiriad e-bost
Manylion cyflogwyr
Rôl bresennol
Delweddau/ffotograffau
Cenedligrwydd
Ethnigrwydd
Cyflyrau a hanes meddygol

Ydyn ni’n defnyddio gwybodaeth o ffynonellau eraill?

Rydym yn casglu ac yn prosesu gwybodaeth yn uniongyrchol gennych chi, ond efallai y byddwn hefyd yn derbyn gwybodaeth o’r ffynonellau canlynol:

Eich rheolwr / person penodedig
Prifysgolion
Meysydd gwasanaeth eraill y Cyngor
Awdurdodau Lleol eraill

Trosglwyddo eich data dramor

Rydym yn defnyddio amrywiaeth o feddalwedd i brosesu ein dogfennau/cofnodion electronig o dan delerau cytundeb caeth, sy’n diogelu eich gwybodaeth. Mae’r data personol hwn yn cael ei gynnal ar weinyddion y tu mewn a’r tu allan i’r DU, ond dim ond yng ngwledydd yr UE sy’n ddarostyngedig i’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol.

Ni fydd eich data personol yn cael ei drosglwyddo y tu allan i’r UE.

Gyda phwy y gall eich gwybodaeth gael ei rhannu?

Efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth gyda’r derbynwyr canlynol yn dibynnu ar eich amgylchiadau i gyflawni ein rhwymedigaethau o dan ein contract gyda chi, neu er ein buddiannau cyfreithlon, bydd hyn yn cynnwys:

• Darparwyr hyfforddiant mewnol ac allanol
• Archwilio – mewnol ac allanol
• Meysydd gwasanaeth eraill y Cyngor
• Prifysgolion, Colegau Addysg Bellach a darparwyr cymwysterau
• Ein darparwr system rheoli dysgu
• Cyrff rheoleiddio
• Eich cyflogwr/sefydliadau allanol neu wirfoddol
• Darparwyr hyfforddiant allanol/ymgynghorwyr lle mae angen eu sgiliau arbenigol er mwyn cyflawni ein cyfrifoldebau cyfreithiol/hyfforddiant
• Darparwyr allanol sy’n ymwneud â chyflawni tasgau penodol ar ran y tîm Dysgu a Datblygu, er enghraifft arolygon ymgysylltu â staff, gwerthusiadau cwrs, dadansoddi anghenion hyfforddi ac ati.

Mae yna sefyllfaoedd penodol eraill hefyd lle mae’n bosibl y bydd gofyn i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch chi, fel:

• Lle mae’n ofynnol i’r Cyngor ddarparu’r wybodaeth yn ôl y gyfraith
• Pan fydd angen datgelu’r wybodaeth er mwyn atal neu ganfod trosedd
• Lle mae datgelu er budd hanfodol y person dan sylw

Am ba hyd y byddwn yn cadw eich gwybodaeth?     

Bydd eich gwybodaeth yn cael ei chadw yn unol â’n canllawiau cadw a bydd eich gwybodaeth yn cael ei gwaredu’n ddiogel, unwaith nad oes ei hangen mwyach.  Gweler Hysbysiad Preifatrwydd Cyngor Sir Ceredigion i gael rhagor o fanylion am ein rheolau cadw.

Eich hawliau diogelu data

Mae gennych hawl i:

• Cael mynediad i’r data personol y mae tîm Dysgu a Datblygu Cyngor Ceredigion yn ei brosesu amdanoch chi
• Cael cywiro unrhyw wybodaeth anghywir neu anghyflawn (wedi’i chywiro)
• Tynnu’ch caniatâd yn ôl i’r prosesu, lle mai dyma’r unig sail ar gyfer prosesu
• Gwneud cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), y corff annibynnol yn y DU sy’n diogelu hawliau gwybodaeth

Mewn rhai amgylchiadau, efallai y bydd gennych hawl i:

• Gwrthwynebu prosesu eich data personol
• Dileu eich data personol
• Cyfyngu ar brosesu eich data personol
• Cludadwyedd data (trosglwyddo eich data personol i sefydliad arall mewn modd addas ac amserol)

Manylion cyswllt:

Am fwy o wybodaeth am yr hysbysiad preifatrwydd hwn a’ch hawliau, cysylltwch â:

Swyddog Diogelu Data
Ceredigion County Council
Rhodfa Padarn
Aberystwyth
SY23 3UE

E-bost: data.protection@ceredigion.gov.uk