Canllaw ar gofnodi digwydd

Canllawiau ar gwblhau’r fersiwn electronig o IR1Os bydd digwyddiad, gallai hynny achosi neu achosi niwed, mae’n hanfodol bod adroddiad o’r digwyddiad IR1 yn cael ei gwblhau. Bydd y cam gweithredu hwn yn helpu Cyngor Sir Ceredigion i leihau damweiniau/digwyddiadau ac i reoli’r risgiau sy’n gysylltiedig â’n gweithgareddau gwaith.

Cychwyn y digwyddiad

I gychwyn a chyflwyno adroddiad ar ddigwyddiadau yn electronig, rhowch y safle cardinet iechyd a diogelwch a chlicio ar y cofnod digwyddiadau (ffurflen IR1).

Bydd gofyn i chi wedyn gwblhau’r 6 tab:
-Ble a phryd;
-Unigolyn dan sylw;
-Amgylchiadau;
-Offer dan sylw;
-Camau a gymerwyd;
Tystion.

Os yw unigolyn yn cymryd rhan, bydd angen cwblhau dau dabiau ychwanegol:
-Anaf corfforol;
-Sylw a dderbyniwyd.

Gallwch gadw’r wybodaeth a gewch ar unrhyw adeg a gadael y system os oes angen.

Pan fyddwch wedi cwblhau’r holl dabiau Pwyswch y botwm cyflwyno a bydd manylion y digwyddiad ar y sgrin. Bydd gofyn i chi bwyso yn awr ar y botwm cadarnhau.

Bellach person cyflawn wedi’i hysbysu. Gallwch roi enw’r person a phwyso’r botwm chwilio. Bydd y person hwnnw yn cael ei enwi yn y blwch chwilio. Cliciwch ar yr enw a byddwch wedyn yn cael dewis o newid neu gyflwyno. Os ydych yn fodlon gyda’r ffurflen Pwyswch ‘ submit ‘.

Bydd y sgrîn nesaf yn cyflwyno dau ddewis newid neu ymchwilio. Mae hyn yn caniatáu i berson sy’n cofnodi manylion y digwyddiad, ac sy’n gyfrifol am ymchwilio i’r digwyddiad, glicio ar archwiliad a’i gwblhau. Os nad chi yw’r swyddog ymchwilio, gadewch y system. Bydd y system yn cynhyrchu ebost gyda’r IR1 o fanylion i’r swyddog ymchwilio.

Ymchwilio i’r digwyddiad

Ar ôl derbyn yr e-bost sy’n cynnwys y manylion IR1 cliciwch ar y manylion i fynd i mewn i’r system. Nawr cliciwch ar y rhif IR1 a byddwch yn cael 10 tab i’w cwblhau:
-Y person dan sylw;
-Cleient yn syrthio;
-Ffeithiau;
-Ymateb;
-Achosi;
-Gweuthredu;
-Sylwadau;
-Ymchweiliad;
-Atodiadau;
-Hysbysu:

Yn y tab person dan sylw bydd angen i chi glicio ar, yn y gwymplen nesaf at cyfnod absenoldeb, hyd yr absenoldeb ac mae’n hanfodol bod hyn yn cael ei gwblhau. Mae gweddill y tabiau a gwblheir yn hunanesboniadol.

Bydd y tab camau gweithredu yn ei gwneud yn ofynnol i chi roi blaenoriaeth ar gyfer gweithred (uchel, canolig neu isel) ac enw’r person sy’n gyfrifol am weithredu’r cam hwnnw.

Mae ‘ r tab Attachment yn caniatáu atodi ffeil i ‘ r ffurflen IR1. I wneud hyn cliciwch ar y tab Atodiadau a chlicio ar ‘ lanlwytho ‘ File. Nawr gallwch chi Brows am y ffeil. Ar ôl i chi nodi’r ffeil, cliciwch ar y botwm lanlwytho a bydd hwn yn eich dychwelyd i’r tab Atodiadau. Yna gallwch glicio i atodi ffeil, neu, os nad ydych yn fodlon canslo.

Ar ôl i’r holl dabiau gael eu llenwi Pwyswch submit. Bydd y sgrin wedyn yn rhoi holl fanylion yr ymchwiliad os ydych yn fodlon pwyso’r botwm cyflwyno.

Bydd ffeil PDF yn cael ei hanfon yn awr at y person a ddaeth i’r adroddiad ar ddigwyddiadau a’r uned iechyd a diogelwch corfforaethol a fydd yn llenwi’r ffurflen.

Os oes angen unrhyw gymorth/hyfforddiant arnoch, cysylltwch â;
Donna Hughes
Rheolwr Iechyd a Diogelwch,
Ffôn: 01970 633835,
Sym: 07989 474261 or
E-bost: HealthandSafety@ceredigion.gov.uk