Y Weithdrefn Rhoi Gwybod am Salwch

Diwrnod 1

Mae’n rhaid i’r gweithiwr roi gwybod i’r Rheolwr Llinell y diwrnod cyntaf y mae’n absennol. Os nad oes amgylchiadau eithriadol (hynny yw, bod y gweithiwr yn rhy sâl) mae’n rhaid iddo/iddi wneud hynny ei hun dros y ffôn neu wyneb yn wyneb, a hynny chyn gynted ag y bo modd cyn yr amser y byddai’n dod i’r gwaith fel arfer. Nid yw’n dderbyniol anfon neges destun nac e-bost. Mae’n rhaid i’r Rheolwr Llinell ddirprwyo swyddog arall o fewn y gwasanaeth i fod yn gyfrifol am dderbyn yr wybodaeth os yw ef neu hi’n absennol.

Pan fydd y rheolwr llinell yn cael gwybod bod gweithiwr yn absennol, cyfrifoldeb y rheolwr llinell yw cadarnhau:

Pa fath o salwch ydyw? (disgrifiad bras)
Ar ba ddyddiad dechreuodd y salwch?
Am faint mae’r salwch yn debygol o bara?
A fydd angen i rywun arall fynd i gyfarfodydd neu gyflawni dyletswyddau eraill oherwydd yr absenoldeb neu a fydd angen ail-drefnu’r rhain?
Pryd fydd y rheolwr a’r gweithiwr yn cysylltu â’i gilydd nesaf?
Pan fydd perthynas neu ffrind wedi rhoi gwybod am yr absenoldeb, pryd fydd y gweithiwr yn cysylltu â’r gwaith?
A yw’r absenoldeb oherwydd niwed a gafwyd yn y gwaith?

Diwrnod 4

Os bydd yr absenoldeb yn parhau rhaid i’r gweithiwr gysylltu â’r rheolwr llinell erbyn y pedwerydd diwrnod y bydd yn absennol. Mae diwrnodau gwyliau, gwyliau’r banc ac ati’n cyfrif tuag at y pedwar diwrnod hwnnw. Os nad yw’r pedwerydd diwrnod yn ddiwrnod gwaith, bydd angen ffonio ar y diwrnod gwaith nesaf sy’n dilyn. Wrth ffonio mae’n rhaid rhoi manylion o ran:

Faint mae’r absenoldeb yn debygol o barhau
Pa sylw neu gyngor meddygol y mae wedi gofyn amdano, os o gwbl. Os na fydd y gweithiwr yn cysylltu fel bo’r gofyn yn ystod y cyfnod o absenoldeb, a heb fod esboniad dros yr absenoldeb hwnnw, bydd y rheolwr llinell yn cymryd camau rhesymol i gysylltu â’r gweithiwr, er enghraifft, drwy ffonio neu ymweld â’i gartref.

Diwrnod 8

Os na fydd yr unigolyn yn dilyn y drefn sy’n ofynnol lle mae absenoldeb yn y cwestiwn sef rhoi gwybod i’r rheolwr llinell, neu ddarparu ffurflen Hunanardystio neu ”Nodyn FFitrwydd”, mae’n bosibl y caiff yr absenoldeb ei gofnodi’n absenoldeb heb awdurdod, ac felly heb dâl, hyd nes y daw tystysgrif ddilys i law. Os na fydd yr unigolyn yn cadw at y gweithdrefnau sy’n ymwneud â rhoi gwybod am absenoldeb, ac nid oes ganddo reswm da dros beidio â gwneud hynny, cymerir camau disgyblu. Mae canllawiau ar gyfer y staff, gan gynnwys siart lif y weithdrefn adrodd ar gael yma. Byddai’n syniad da i chi roi gwybod i’r staff am y canllawiau.

Cyfrifoldeb y rheolwr llinell yw sicrhau bod y gweithiwr yn cyflwyno’r dogfennau a chyfrifoldeb y rheolwr llinell hefyd yw sicrhau bod y dogfennau hynny’n cael eu cadw.

Dychwelyd i’r gwaith

Pan fydd y gweithiwr yn dychwelyd i’r gwaith ar ôl cyfnod o absenoldeb mae’n rhaid i’r Rheolwr Llinell wneud cofnod o hynny ar Rheoli Pobl Ceri

Ar ôl gwneud hynny dylai’r gweithiwr a’r rheolwr gael e-bost i’w hatgoffa fod angen cynnal cyfweliad dychwelyd i’r gwaith. Mae’n rhaid cynnal cyfweliad rhwng y rheolwr llinell a’r gweithiwr ar ôl bob cyfnod o absenoldeb. Yn y rhan fwyaf o achosion mae’n debyg na fydd angen dim mwy na sgwrs fer a nodyn byr i gofnodi bod hynny wedi ei wneud.Er hynny, os aiff absenoldeb yn broblem e.e. os daw ‘patrwm’ i’r fei neu os oes problemau iechyd sylfaenol neu os oes absenoldeb parhaus tymor byr neu broblemau sy’n ymwneud â’r gwaith, o dan rai amgylchiadau mae’n bosibl y bydd angen cynnal cyfweliad ffurfiol ar gyfer dychwelyd i’r gwaith. Cafodd y dudalen ‘Cynnal Cyfweliad ar gyfer Dychwelyd i’r Gwaith’ ei pharatoi i helpu’r rheolwyr. Cynnig canllaw yn unig y mae ac mae’n anelu at helpu rheolwyr gynnal trafodaethau/cyfweliadau o’r fath.

Mae trafodaethau ‘ysgafnach’ a chyfweliadau mwy ffurfiol yn arferion da o ran helpu’r gweithiwr ddod i’w waith a nodi unrhyw gamau sydd eu hangen i sicrhau hynny.

Fe gewch chi gyngor a chefnogaeth gan y tîm Adnoddau Dynol.

Os oes a wnelo’r absenoldeb ag anabledd dylai’r rheolwyr drafod gyda’r Adnoddau Dynol cyn penderfynu beth i’w wneud nesaf.