Cynnal Cyfweliad Dychwelyd i’r Gwaith

Er mwyn cynnal cyfweliad effeithiol ar ôl i rywun ddychwelyd i’r gwaith bydd angen i reolwyr ystyried y canlynol:

1. Paratoi

Ymlaen llaw, bwriwch olwg dros bresenoldeb y gweithiwr dros y 12 mis diwethaf ac unrhyw nodiadau/pwyntiau gweithredu a gafodd eu gwneud mewn trafodaethau/cyfarfodydd blaenorol ar ôl iddo/iddi ddychwelyd i’r gwaith.
Ewch i weld y gweithiwr y diwrnod cyntaf y daw’n ôl i’r gwaith, neu’n fuan wedyn. Cofiwch gynnal y cyfarfod mewn lle preifat, heb fod o fewn clyw cydweithwyr a defnyddwyr y gwasanaethau..
Mae’n bwysig bod y rheolwr yn cadw cofnod o’r Cyfweliad Dychwelyd i’r Gwaith ac yn anfon copi i’r Adnoddau Dynol. Y ffordd orau o wneud hynny yw llanw’r ffurflen electronig sy’n cael ei hanfon at y rheolwyr i gofnodi dychweliad y gweithiwr i’r gwaith ar system Ceri. Os nad yw hynny’n bosibl sganiwch gopi o’r ffurflen Dychwelyd i’r Gwaith a’i anfon i’r Adnoddau Dynol..

2. Yn ystod y Cyfarfod

Croesawch y gweithiwr yn ôl i’r gwaith. Esboniwch bwrpas y cyfarfod a dywedwch mai cyfarfod anffurfiol yw hwn i fod. Ceisiwch ennyn trafodaeth rhyngoch.
Ceisiwch gadarnhad fod y gweithiwr yn ffit i weithio – os oes unrhyw amheuaeth ynglŷn â hynny bydd angen cyngor yr Adnoddau Dynol.

2.1 Os oes problemau iechyd parhaus:

Cofiwch ddweud yn glir mai pwrpas y cyfarfod yw helpu’r unigolyn ddychwelyd i’r gwaith.
Adolygu’r cofnod presenoldeb/cyfweliadau dychwelyd i’r gwaith blaenorol gyda’r gweithiwr ac ystyried pa help/pa gefnogaeth/pa driniaeth y mae’r gweithiwr yn ei gael ar hyn o bryd (gan y Meddyg Teulu ac ati). Os yw’n briodol, fe allech chi drafod a chytuno ynglŷn â’i gyfeirio at y gwasanaeth Iechyd Galwedigaethol.
Ystyriwch a oes pryderon personol neu broblemau yn y gwaith. Os oes yna faterion personol, trafodwch a oes yna gamau y gallai’r gweithiwr neu’r rheolwr eu cymryd yn rhesymol i geisio lliniaru’r problemau, e.e. cwnsela. Os mai’r gwaith sy’n achosi’r problemau gweler adran 2.3 isod.
Ystyriwch a oes angen gwneud ‘newidiadau rhesymol’ i’w rôl neu’r amgylchedd gwaith.
Os yw’n briodol cytunwch ar gyfnod adolygu ac/neu unrhyw gamau angenrheidiol.
Os oes a wnelo’r absenoldeb ag anabledd, beichiogrwydd neu ddamwain yn y gwaith, bydd angen cynnal asesiad risg – holwch yr Adnoddau Dynol am gyngor os bydd angen.

2.2 Os oes absenoldeb tymor byr parhaus neu batrwm o absenoldeb yn datblygu:

Trafodwch achos(ion) yr absenoldeb a pha mor debygol ydyw y bydd y salwch yn digwydd eto a rhowch gyfle i’r gweithiwr godi unrhyw faterion perthnasol.
Cynigiwch atebion i unrhyw faterion a gaiff eu codi. Soniwch am y gefnogaeth sydd ar gael i’r staff os yw hynny’n briodol, er enghraifft, Cwnsela ar gyfer y Staff:
Atgoffwch y gweithiwr am y cyd gyfrifoldeb sydd arno ef/arni hi a’r cyflogwr fel ei gilydd – h.y. trwy gontract mae cyfrifoldeb/rhwymedigaeth ar yr unigolyn i ddod i’r gwaith, ac yn yr un modd mae cyfrifoldeb a gofal gan y cyflogwr/rheolwr dros les y gweithiwr.
Esboniwch effaith yr absenoldeb ar gydweithwyr a gallu’r Cyngor i ddarparu gwasanaethau/cyflawni ei amcanion.
Soniwch eto am y disgwyliadau sydd gennych chi o ran presenoldeb yn y gwaith a’r hyn sy’n gysylltiedig â hynny (e.e. sut mae rhywun i fod i roi gwybod ei fod yn absennol os yw’n sal).
Pennwch ddyddiad i adolygu’r absenoldeb. Trafodwch y camau a fydd yn dilyn yn y drefn rheoli absenoldeb salwch os bydd y gweithiwr yn absennol eto yn ystod y cyfnod adolygu.
.

2.3 Os yw’r gweithiwr yn credu bod a wnelo’r absenoldeb â’r gwaith (e.e. straen, problemau cydberthynas):

Trafodwch achos(ion) yr absenoldeb a pha mor debygol yw y bydd y salwch yn dychwelyd. Rhowch gyfle i’r gweithiwr godi unrhyw faterion perthnasol.
Gwrandewch yn astud. Bydd angen digon o wybodaeth arnoch i fedru deall/cyfleu’r prif fater(ion). Esboniwch y byddwch chi’n meddwl am y mater ac yn ystyried y camau/yr opsiynau nesaf. Gofynnwch am gyngor gan yr Adnoddau Dynol ar ôl y cyfarfod.
Gwnewch asesiad risg, os yw hynny’n briodol–gofynnwch am gyngor gan yr Adnoddau Dynol os bydd angen.
Cytunwch gyda’r unigolyn ynglŷn ag unrhyw gamau/cyfnodau adolygu priodol, os bydd angen.

3. Ar ôl y Cyfarfod

Diweddarwch/newidiwch y cofnod electronig (Ceri). Er enghraifft, dewiswch y rheswm priodol dros absenoldeb yn Ceri.
Defnyddiwch y ffurflen Dychwelyd i’r Gwaith i nodi’r ffeithiau perthnasol (peidiwch â nodi dim tybiaethau os nad ydych yn sicr ohonynt), a nodwch y camau/yr amserlen a gytunwyd. Dylai’r ddau barti fod yn gytûn ynghylch cynnwys y ffurflen. Os ydych chi wedi llanw fersiwn papur o’r ffurflen cofiwch ei bod yn gyfrinachol a’i chadw’n ddiogel. Anfonwch gopi at yr AD.
Cofiwch ddilyn y pwyntiau gweithredu yr ydych chi’n gyfrifol amdanynt a rhoi gwybod i’r gweithiwr. Sicrhewch eich bod chi ar gael i siarad/i drafod â’r gweithiwr, os bydd am godi unrhyw fater ar ôl Dychwelyd i’r Gwaith.

Os daw’n amlwg ar unrhyw adeg y gallai absenoldeb o’r gwaith fod yn fater o gamymddwyn neu anallu o ran perfformiad yn hytrach nag afiechyd, gofynnwch am gyngor gan yr Adnoddau Dynol.