Cynnal cyfarfod adolygu absenoldeb

Canllaw i’r rheolwr ar gynnal cyfarfod adolygu absenoldeb annibynnol:

Pan gyrhaeddir un, neu gyfuniad o bwyntiau sbardun, rhaid cynnal cyfarfod adolygu absenoldeb ffurfiol.

Rhybudd:
• yn ysgrifenedig, llythyr templed ar gael gan Adnoddau Dynol (AD)
• Rhaid rhoi 5 diwrnod gwaith o rybudd
• Rhaid i chi esbonio’r rheswm am y cyfarfod
• Amlinellwch hawliau’r cyflogai i ddod â chynrychiolydd o Undeb Llafur neu gydweithiwr gyda hwy.
Pwrpas:
• ymchwilio ymhellach i absenoldeb y cyflogai drwy drafod y cofnod absenoldeb a’r rhesymau dros absenoldeb
• i ailadrodd safonau presenoldeb disgwyliedig
• i asesu a oes problem sylfaenol
• tynnu sylw at ganlyniadau absenoldeb parhaus
• i ddatblygu cynllun a fydd yn eu cynorthwyo i ddychwelyd i’r gwaith lle bo’n briodol

Wrth gynnal cyfarfod adolygu:

Paratoi:
• Sicrhewch eich bod yn dewis ystafell addas sy’n breifat ac ar gael am yr amser y credwch y bydd ei hangen.
• Sicrhewch eich bod yn paratoi ar gyfer y cyfarfod drwy edrych ar ddyddiadau absenoldeb, patrymau, cysylltiadau, achosion, rhesymau a ffurflenni dychwelyd i’r gwaith blaenorol. Lawr lwythwch ffurflen Cyfarfod Adolygu Absenoldeb wag sydd ar gael ar Ceri Net,
• https://ceri.ceredigion.gov.uk/net/cy/?s=ffurflen+adolygu
• Dylech hefyd adolygu unrhyw adroddiadau Iechyd Galwedigaethol (os yn berthnasol).

Trafodaeth:
• Mae gan y cyflogai hawl i gael cynrychiolydd Undeb Llafur neu gydweithiwr yn bresennol. Efallai y bydd cyflogai’n dewis peidio dod â chwmni gydag ef ac mae hyn yn gwbl dderbyniol. Fodd bynnag, mewn amgylchiadau o’r fath, dylech agor y cyfarfod drwy sicrhau bod y gweithiwr yn ymwybodol o’i hawl i gael gwmni ond ei fod yn hapus i barhau ar ei ben ei hun. Esboniwch ddiben y cyfarfod, a’r hyn sy’n mynd i gael ei drafod.
• Darparu copi o’r polisi Rheoli Absenoldeb oherwydd Salwch yn y Gwaith i’r cyflogai gan amlygu’r weithdrefn absenoldeb tymor byr, paragraff 8.
• Adrodd hanes absenoldeb oherwydd salwch a sicrhau cytundeb y gweithiwr fod y cofnod yn gywir
• Dylech egluro i’r cyflogai fod ei gofnod absenoldeb wedi golygu ei fod yn cyrraedd pwynt ysgogi o dan bolisi absenoldeb corfforaethol y Cyngor.
• Agor trafodaeth rhyngoch chi a’r cyflogai am y rhesymau dros ei absenoldeb.
• Esbonio i’r cyflogai effaith weithredol yr absenoldeb, gan sicrhau ei fod yn deall yr effaith a gaiff ei absenoldeb ar y gwasanaeth ac ar gydweithwyr.
• Trafod trefniadau y gellid eu rhoi ar waith i gefnogi’r cyflogai.
• Rhoi cyfle i’r cyflogai ofyn cwestiynau pellach.

Deilliannau/Camau gweithredu:

Ar ôl clywed y rhesymau a roddwyd am absenoldeb y cyflogai, ac wedi ystyried yr amgylchiadau, gall y rheolwr llinell/goruchwylydd benderfynu:

• Nad oes angen cymryd camau pellach heblaw parhau i fonitro presenoldeb
NEU
• Mae achos pryder – Mae angen hysbysu’r cyflogai bod ei absenoldeb yn achosi pryder, a rhoi gwybod beth fyddai canlyniadau diffyg gwella presenoldeb. Pan fo achos pryder wedi ei nodi, dylid archwilio pob cam ymarferol i leddfu’r sefyllfa a chytuno ar gynllun gweithredu. Gall hyn gynnwys:
– unrhyw fecanwaith cefnogol a allai fod o gymorth,
– amserlen ar gyfer gwella presenoldeb
– dyddiad adolygu.
• Gallai camau ychwanegol dewisol gynnwys (ceisiwch gyngor cyn gweithredu):
– Gellir atal y gallu i hunanardystio absenoldeb salwch
– Mewn achosion lle amheuir bod absenoldeb anawdurdodedig wedi’i gymryd a’i briodoli i salwch efallai y byddai’n fwy priodol ymdrin â’r mater drwy’r weithdrefn ddisgyblu.

Yn dilyn y cyfarfod:

• Rhaid i chi gadarnhau canlyniad y cyfarfod adolygu absenoldeb yn ysgrifenedig, Bydd cofnod o’r adolygiad absenoldeb cychwynnol yn cael ei gadw ar ffeil y cyflogai am 12 mis.
• Os oes tystiolaeth bod presenoldeb y cyflogai wedi gwella, bydd y rheolwr yn cadarnhau hynny yn ysgrifenedig ac yn rhoi gwybod i’r cyflogai.
• Os nad oes tystiolaeth o welliant mewn presenoldeb ac mae pwynt ysgogi pellach ar gyfer absenoldeb oherwydd salwch* wedi’i gyrraedd o fewn 12 mis i’r adolygiad cychwynnol o absenoldeb, bydd y rheolwr yn cyfeirio at Iechyd Galwedigaethol am gyngor a bydd angen i’r cyflogai fynychu Ail Gyfarfod Adolygiad o absenoldeb.

* Sylwch ei bod yn bosibl bod absenoldebau sydd eisoes wedi cyfrannu at bwynt ysgogi ac wedi hynny wedi cael eu hadolygu mewn cyfarfod adolygu absenoldeb allai gyfrannu at bwynt ysgogi pellach ac felly sbarduno Cyfarfod Adolygu Absenoldeb arall e.e.

• O ganlyniad i absenoldebau ar 15 Ionawr; 15 Chwefror a 15 Mawrth cyrhaeddir pwynt ysgogi a chynhelir cyfarfod adolygu absenoldeb cychwynnol ar 1 Ebrill.
• Ceir absenoldeb pellach ar 15 Ebrill
• Byddai hyn yn arwain at Ail Gyfarfod Adolygu gan fod pwynt ysgogi o 3 mewn 3 wedi’i daro, er bod yr absenoldebau ar 15 Chwefror a 15 Mawrth wedi cyfrannu at y pwynt ysgogi ar gyfer yr adolygiad absenoldeb cychwynnol.

Am ragor o gymorth cysylltwch â’r Tîm Absenoldeb ar 01970 635911.