Rheoli Tanberfformiad

Mae’n bwysig bod y canllawiau hyn yn cael ei ddarllen ar y cyd â Pholisi Rheoli Perfformiad yr Awdurdod

Diffinnir diffyg medrusrwydd fel sefyllfa lle ystyrir perfformiad aelod o staff yn is na boddhaol am resymau sy’n gysylltiedig â sgiliau, gwybodaeth, dawn a rhinweddau meddyliol a chorfforol. Ymdrinnir â diffyg medrusrwydd sy’n deillio o afiechyd parhaus neu gamymddygiad gan drefn wahanol.

Os nad yw rhywun ddim yn perfformio’n iawn ceisiwch ei helpu i wella a chyrraedd y safonau sydd wedi eu cytuno. O ran gwneud hynny byddwch chi’n sicrhau:

Bod y gweithiwr yn deall beth sy’n bod o ran ei berfformiad;
Bod cynllun gweithredu ar waith yn ddigon hir i bethau wella;
Bod yr holl gymorth sydd wedi ei nodi wedi ei roddi, ac mae digon o amser wedi ei roddi i bethau wella;
Mae gennych gofnod clir o’r uchod ac mae’r trafodaethau wedi eu nodi, eu cadarnhau’n ysgrifenedig i’r unigolyn a lle bo hynny’n bosibl mae’r unigolyn wedi cydnabod iddo dderbyn gohebiaeth ysgrifenedig.

Nodi, asesu a dadansoddi’r broblem

Os byddwch chi’n pryderu ynghylch perfformiad, agwedd neu ymddygiad rhywun, ceisiwch fynd i’r afael â’r mater gyda’r unigolyn cyn gynted ag sy’n bosib. Cyn gwneud hynny bydd angen ystyried beth sy’n achosi’r broblem. Ystyriwch:

A ydw i wedi bod yn glir ynglŷn â’r hyn y mae disgwyl i’r unigolyn ei wneud ac a yw’n deall y gofynion hynny? Os oes amheuaeth a yw’r gofynion wedi eu cyfleu’n glir iddo/iddi, ewch i’r afael â hynny’n gyntaf.
A ydw i wedi rhoi adborth priodol iddo ynglŷn â pherfformiad?
Pa gymorth sydd wedi ei roddi a beth arall sydd ar gael? e.e. hyfforddiant, arweiniad, cyfarpar, trefniadau gwaith hyblyg ac ati.
A oes unrhyw broblemau/ffactorau sylfaenol yn effeithio ar allu’r unigolyn i berfformio’n effeithiol? e.e. iechyd neu faterion personol, anawsterau o ran cydberthynas ac ati. Os oes, bydd angen ymchwilio iddynt ac ystyried rhagor arnynt o dan rai amgylchiadau. Er enghraifft, gallai mater newydd o ran anabledd neu fater meddygol olygu cyfeirio rhywun at Iechyd Galwedigaethol. Gofynnwch am gyngor gan yr Adnoddau Dynol fel bo’n briodol.

Yn aml iawn, lle mae problemau perfformiad yn y cwestiwn mae sgwrs anffurfiol yn gynnar yn ddigon i unioni pethau.

Cyfarfod â’r gweithiwr i drafod y mater

Wrth drafod yn anffurfiol mae’n bwysig gwneud hynny’n breifat ac o dan amgylchiadau dymunol a heb godi ofn ar y gweithiwr, heb ddim byd i dynnu sylw a dim byd yn ymyrryd.

Dechreuwch drwy drafod â’r gweithiwr er mwyn esbonio’r broblem benodol. Ar ôl y sgwrs honno, dylai’r gweithiwr ddeall:

beth yw’r broblem
pam mae hynny’n broblem
yr effaith ar y gweithle, ac
pam mae’n fater o bryder

Trafodwch yr hyn yr hoffech chi ei weld yn digwydd o ganlyniad i’r cyfarfod.

Dylai’r cyfarfod fod yn drafodaeth agored a dylai fod cyfle i’r gweithiwr roi ei safbwynt yntau/hithau ac i’r safbwynt hwnnw gael ei ystyried yn deg. Gwrandewch ar yr esboniad ynglŷn â pham mae’r broblem wedi codi ac ar unrhyw sylwadau y bydd y gweithiwr yn eu gwneud.

Yn y cyfarfod, efallai byddai’n hwyluso pethau petaech chi’n sôn am y pethau da mae’r gweithiwr wedi eu gwneud yn ddiweddar er mwyn dangos eich bod chi’n cydnabod ei gryfderau/ei chryfderau.

Pwyntiau allweddol i’w cofio mewn cyfarfod:

siaradwch am y mater dan sylw a dim am y person
ystyriwch y rhesymau pam mae problem
nodwch y manylion
byddwch yn ddigyffro ac yn gefnogol, ac
gwnewch grynodeb er mwyn sicrhau eich bod chi’n deall y sefyllfa.

ac, wrth drafod unrhyw ddiffygion, mae’n bwysig sicrhau:

bod y gweithiwr yn deall yr hyn yr ydych yn ei ddisgwyl ganddo/ganddi
eich bod wedi dangos yr hyn sy’n ofynnol iddo/iddi, ac
bod y gweithiwr yn deall y gwahaniaeth rhwng yr hyn sydd wedi bod yn digwydd a’r hyn sy’n angenrheidiol

Dod o hyd i’r ateb

Os yw’n bosibl, mae’n well dod o hyd i ateb ar y cyd a’r gweithiwr. Os yw’r gweithiwr wedi cyfrannu at yr ateb, bydd yn fwy tebygol o dderbyn yr ateb a gweithredu arno.

Wrth weithio ar yr ateb, cofiwch:

ystyried syniadau trwy ofyn cwestiynau agored
pwysleisio’r tir cyffredin
cadwch y drafodaeth ar y trywydd iawn trwy ganolbwyntio ar bethau positif, ac
cynigiwch gymorth, e.e. mwy o hyfforddiant, mentora, gweithio hyblyg neu ailddiffinio rolau a disgwyliadau.

Bydd angen datblygu cynllun clir gyda’r gweithiwr er mwyn gweithredu ar yr ateb i’r broblem. Gallai hynny fod trwy gytundeb perfformiad neu gynllun gweithredu. Gall cytundeb perfformiad neu gynllun gweithredu:

adlewyrchu dealltwriaeth o’r disgwyliadau sydd o ran perfformiad a’r hyn a fydd yn cael ei gyflawni dros gyfnod penodol o amser (cerrig milltir ar gyfer gwella perfformiad)
egluro rolau a chyfrifoldebau’r gweithiwr
cynnwys strategaethau ar gyfer hyfforddiant a datblygu gyrfa
cynnwys amserlenni ar gyfer gwella (gall y rheiny amrywio gan ddibynnu ar y broblem ac ar anghenion y gwaith, ond mae’n bwysig rhoi amser digonol i’r gweithiwr wella ei berfformiad)
atgyfnerthu gwerth y rôl.

Trefnwch ddyddiad ar gyfer cyfarfod arall gyda’r gweithiwr i drafod perfformiad y gweithiwr o dan y cynllun gweithredu yr ydych chi wedi ei gytuno.

Cofiwch gadw cofnod ysgrifenedig o bob trafodaeth a gawsoch chi ynglŷn â thanberfformio rhag ofn y bydd angen cymryd camau pellach.

Materion Cyffredin sy’n ymwneud â Pherfformiad

Deall y gwahaniaeth rhwng Gallu ac Ymddygiad

Mae gennym weithdrefnau gwahanol ar gyfer delio â materion sy’n ymwneud â gallu ac ymddygiad. Mae’n bwysig deall pa weithdrefn i’w defnyddio. Cliciwch yma i gael mwy o wybodaeth.