Cynnal Cyfarfod Anffurfiol

Canllaw yn unig yw’r rhestr wirio hon. Bydd angen i’r rheolwr benderfynu beth yw’r ffordd orau o gynnal y cyfarfod gan ddibynnu ar amgylchiadau’r achos unigol.

Ceisiwch sicrhau fod holl drafodaethau’r broses yn deg ac yn briodol.

Paratoi

Casglwch yr holl ffeithiau cyn gwahodd y gweithiwr i drafod pryderon penodol.

Nodwch enghreifftiau penodol ar gyfer y cyfarfod e.e. manylion unrhyw gamymddygiad neu berfformiad gwael.

Dewiswch leoliad preifat a rhowch ddigon o amser i drafod/ystyried y materion.

Rhowch wybod i’r gweithiwr am y cyfarfod anffurfiol trwy gysylltu wyneb yn wyneb neu dros y ffôn/e-bost.

Nodwch yr hyn yr ydych am ei drafod yn y cyfarfod yn gryno.

Cyfarfod

Cynhaliwch y cyfarfod anffurfiol gan ddweud mai cyfarfod anffurfiol yw hwn i geisio helpu’r unigolyn unioni pryderon penodol ac/neu gyrraedd a chynnal y safonau/disgwyliadau angenrheidiol. 

Esbonio ac Ystyried y Materion

Esboniwch y pryderon/materion a byddwch yn adeiladol, rhowch enghreifftiau ffeithiol a rhowch gyfle i’r gweithiwr roi unrhyw esboniadau (bydd angen gwirio hynny wedyn, fel bo’n briodol).

Disgrifiwch effaith y pryderon ar y gwasanaeth.

Cofiwch roi adborth positif, lle bo hynny’n bosibl.

Ystyriwch yr achosion posibl ac unrhyw amgylchiadau arbennig. Rhowch gyfrif llawn o safbwynt/barn y gweithiwr ynglŷn â phob mater, ac ystyriwch unrhyw dystiolaeth ychwanegol neu amgen.
Cofiwch gydnabod unrhyw ffactorau sydd y tu hwnt i reolaeth y gweithiwr.

Esboniwch unrhyw safonau neu ddisgwyliadau angenrheidiol dyw’r gweithiwr ddim yn eu cyrraedd.

Ystyriwch y rhesymau posibl/y problemau penodol/y materion sylfaenol sy’n nadu gwelliant.

Ystyriwch sut gellid unioni pethau. Ystyriwch unrhyw awgrymiadau gan y gweithiwr i fynd i’r afael â’r pryderon.

Esboniwch yn glir beth yw’r disgwyliadau a’r angen i wella.

Cytuno ynghylch Canlyniadau

Trafodwch a chytunwch ynghylch unrhyw gamau/targedau/amcanion CAMPUS a chyfrifoldebau ar gyfer sicrhau gwelliant parhaus a’r amserlen arfaethedig, gan gynnwys cyfnod monitro/adolygu (fel bo’n briodol).

Lluniwch Gynllun Gweithredu Perfformiad / ystyriwch unrhyw addasiadau rhesymol (fel bo’n briodol).

Ystyriwch a oes angen datblygu rhagor (h.y. hyfforddiant) os yw hynny’n berthnasol.

Ystyriwch a oes angen help allanol.

Os na fydd gwelliant parhaus digonol o fewn yr amserlen sydd wedi ei nodi, esboniwch y gellid cymryd mwy o gamau ffurfiol.

Disgrifiwch y camau ffurfiol y gellid eu cymryd os na fydd gwelliant/os na chaiff y sefyllfa ei hunioni. (Gweler y weithdrefn sydd yn y Polisi Disgyblu).

Dywedwch y caiff prif bwyntiau’r drafodaeth gan gynnwys unrhyw welliannau disgwyliedig perthnasol/amserlen adolygu eu nodi a’u hanfon at y gweithwyr er gwybodaeth.

Gofynnwch am gyngor gan yr Adnoddau Dynol, fel bo angen.

Gofynnwch a yw’r unigolyn am ychwanegu rhywbeth neu a oes ganddo unrhyw gwestiynau i’w gofyn.

Gorffennwch ar nodyn optimistaidd ond realistig.

Os nad oes achos i’w ateb, rhowch wybod i’r gweithiwr ynglŷn â hynny a dewch â’r drafodaeth i ben heb gynnal adolygiad.

Os nad yw’n bosibl dod i gytundeb, dylai’r rheolwr ofyn am gyngor gan yr Adnoddau Dynol.

Cofnodi

Gwnewch gofnod cryno o’r drafodaeth, a rhannwch hwnnw gyda’r gweithiwr e.e. unrhyw gamau a gaiff y cytuno a’r amserlenni ar gyfer gwella ac ati, gan sicrhau bod y cofnod yn ffeithiol ac yn adeiladol. (Gall fod ar amrywiol fformatau e.e. llythyr, ffurflen, e-bost ac ati)

Cofiwch gadw’r cofnodion yn ddiogel oherwydd mae’n bosibl y bydd eu hangen eto wrth i’r drefn fynd rhagddi a’u rhannu gyda’r partïon perthnasol, gan gynnwys y gweithiwr, os na chafodd hynny ei wneud yn y lle cyntaf.

Adolygu

Trefnwch gyfarfod i ddilyn i adolygu pethau.

Os yw’n briodol, gan ddibynnu ar yr union fater dan sylw, monitrwch yn rheolaidd  a rhowch adborth yn barhaus/a ddim yn y cyfarfod adolygu dilynol yn unig.

Nodwch a oes yna rywbeth arall yn rhesymol y gallech chi ei wneud.

Rhowch sylw i unrhyw faterion newydd wrth iddynt godi.

Cytunwch ar amcanion pellach/pennwch y cyfarfod adolygu nesaf, os yw’n briodol.

Os nad yw’r broses yn gwella perfformiad trafodwch gyda’r Adnoddau Dynol i drafod camau mwy ffurfiol.