Dadansoddi rôl
Cam cyntaf y broses recriwtio yw dadansoddi rôl. Mae hyn yn golygu rhoi ystyriaeth ofalus i nifer o gwestiynau allweddol. Er enghraifft:
- A oes angen pendant am y swydd?
- A oes cyllideb ar eu cyfer?
- A oedd wedi ei ariannu gan grant?
- A yw’r swydd wag yn creu cyfle i wella effeithlonrwydd drwy ailstrwythuro timau neu ail-ddylunio’r swydd ddisgrifiad?
- A allai’r swydd cael ei gynnig i rywun sy’n wynebu colli swydd?
- A ddylai’r swydd cael ei llenwi ar sail barhaol neu dros dro?
- A oes unrhyw newidiadau a ragwelir a fydd yn gofyn sgiliau ychwanegol neu wahanol?
- Beth yw’r sgiliau iaith Gymraeg sydd eu hangen ar gyfer y swydd? Oes angen iddynt gael eu cynyddu o ganlyniad i Sgiliau Iaith Gymraeg y tîm
Unwaith y byddwch wedi cwblhau’r broses dadansoddi swydd ac wedi dod i’r casgliad bod angen i chi recriwtio bydd angen i chi lunio disgrifiad swydd a manyleb y person. Yn y digwyddiad, bod y swydd rydych yn bwriadu recriwtio i mewn yn swydd newydd sbon neu swydd sydd â nifer o newidiadau i’r disgrifiad swydd, yna bydd angen gwerthuso gan y tîm Adnoddau Dynol Gwerthuso Swyddi y swydd.
Swydd Ddisgrifiad
Dylid paratoi’r Swydd Ddisgrifiad gan ddefnyddio’r fformat rhagnodedig. Ceir templed o few y ddogfen Achos Busnes Recriwtio. Dylid diffinio pwrpas y swydd yn gyffredinol a chynnwys dyletswyddau allweddol, cyfrifoldebau ac meysydd atebol. Mae gan y swydd ddisgrifiad dri phrif ddefnydd:
• Darparu gwybodaeth i ymgeiswyr am y swydd
• Er mwyn helpu llunio y manyleb person.
• Darparu sail ar gyfer gwerthuso swyddi neu cyfweliad adolygu drwy sefydlu dyletswyddau a safonau perfformiad allweddol
Dylai disgrifiad swydd fod yn gynhwysfawr, yn gryno ac yn bennaf oll gywir. Mae’n bwysig peidio â chymhlethu’r disgrifiad gydag iaith amwys neu anodd ac i gael cydbwysedd rhwng darparu disgrifiad cyffredinol o’r swydd dan sylw a manylion mwy penodol o’r hyn sy’n ofynnol fel rhan o’r cyfrifoldebau galwedigaethol.
Manyleb Person
Mae’r fanyleb person yn un o’r dogfennau pwysicaf o fewn y broses recriwtio a dethol ac felly yn ofyniad hanfodol ar gyfer pob swydd. Dylid paratoi gan ddefnyddio’r fformat rhagnodedig (gweler y ddogfen Achos Busnes Recriwtio).
Diben y Fanyleb Person yw rhestri’r wybodaeth, sgiliau, profiad a lefel y cymwysterau sydd eu hangen i gyflawni’r rôl yn effeithiol. Dylid eu datblygu o’r swydd ddisgrifiad .
Mae angen i chi ystyried yr ystod a dyfnder o ddyletswyddau i’w cyflawni, ac asesu beth fydd angen ar ddeiliad y swydd er mwyn eu galluogi i wneud y swydd.
Mi ddylai’r lefel y sgiliau a’r profiad a ddisgrifir / sydd ei angen fod yn briodol i’r radd.
Ni ddylid cyfeirio at oedran, statws priodasol neu i ddibynyddion gan fod y rhain yn gwahaniaethu’n anghyfreithlon.
Bydd y fanyleb yn ffurfio’r meini prawf gwrthrychol bydd yr holl ymgeiswyr yn cael eu hasesu yn eu herbyn yn ystod y broses ddethol. Rhaid i’r meini prawf gynnwys y safonau gofynnol a ystyrir yn hanfodol ar gyfer perfformiad effeithiol y swydd. Mae modd cynnwys meini prawf dymunol, ond dylid ond cyfeirio atynt os yw pob ymgeisydd wedi bodloni’r meini prawf hanfodol. Dylid nodi os yw eich Manyleb Person yn rhy gul efallai nad fyddwch yn medru llunio rhestr fer. I’r gwrthwyneb, os yw eich Manyleb Person yn rhy eang efallai y bydd gennryc ormod o ymgeiswyr yn bodloni’r meini prawf hanfodol ac yna bydd angen i chi ddefnyddio’r meini prawf dymunol fel dull sgrinio pellach.
Bydd y pwyntiau allweddol canlynol yn eich helpu i ddatblygu eich manyleb person:
- dyletswyddau allweddol o’r swydd ddisgrifiad
- cyfieithu’r dyletswyddau i’r sgiliau a’r wybodaeth sydd eu hangen i wneud y swydd
- gwahanu’r sgiliau hanfodol o’r rhai dymunol; pennu hyd y bo modd mewn termau manwl gywir sy’n berthnasol i swydd
- nodi unrhyw ofynion gwybodaeth benodol ar gyfer y swydd neu’r gofyniad o’r gallu i ddysgu
- yn nodi cymwysterau a lefel yr addysg sy’n ofynnol ar gyfer y swydd, os yw’n berthnasol (gan gofio i ddatgan “neu gyfatebol” i gwmpasu pob math o gymwysterau)
- nodi pa brofiad sydd ei angen i wneud y swydd. Dylai hyn fod yn realistig ac yn briodol i’r rôl.
Mae manyleb person da yn help sylweddol i ddileu arferion recriwtio gwael, annheg neu’n anghyfreithlon ac yn ffordd gadarnhaol o hyrwyddo gofyniad y Cyngor o Gyfle Cyfartal mewn Cyflogaeth.
Sgiliau’r Iaith Gymraeg
Yn unol â Safonau Iaith Gymraeg y Cyngor, dylai pob fanyleb person gynnwys y sgiliau iaith Gymraeg sy’n ofynnol ar gyfer y swydd. Mae’r Safonau Iaith Gymraeg yn mynnu eich bod yn categoreiddio sgiliau iaith Gymraeg fel un neu fwy o’r canlynol:
• sgiliau iaith Gymraeg yn hanfodol;
• Mae angen dysgu pan gaiff ei benodi i’r swydd
Dylai hyn gael ei bennu drwy gyfeirio at ddogfen Canllawiau Strategaeth Sgiliau Dwyieithog y Cyngor.
Arfarni Swyddi
Os yw’r swydd yn swydd newydd, neu os yw’n swydd sy’n bodoli eisoes ond wedi cael ei ddiwygio, bydd angen iddo gael ei gyflwyno i’r Tîm Arfarnu Swyddi er mwyn gwerthuso yn unol â thelerau ac amodau’r Llyfr Gwyrdd y Cyd-gyngor Cenedlaethol (NJC).